Zu mehr Effizienz und Kundennähe durch Einführung der Balanced Scorecard
Die Leitung der Dienststelle Informatik des Kantons Luzern (DIIN) beauftragte vonGammCom Global die Abteilungen der DIIN nach ihrer Leistungsfähigkeit und Konformität gemäss der Informatikverordnung des Kantons zu überprüfen und gleichzeitig den Leistungsbeitrag zur vereinbarten Strategie und zu den verabschiedeten strategischen Initiativen zu bewerten.
Die Bewertung erfolgte mit Hilfe eines geführten Selbst-Assessments der Abteilungsleiter und einer nachgelagerten Untersuchung und Auswertung.
Die Story – Leistungsfähigkeit und Leistungsbeitrag
Im folgenden wurde vonGammCom Global damit betraut, zusammen mit der Dienststellenleitung für das Jahr 2013 und folgende einen neuen Zielsetzungsrahmen einzuführen, um damit die DIIN in ein neues Zeitalter der strategischen Informatik zu heben. Der Zweck der neuartigen Zielsetzungsmassnahmen ist eine Steigerung der Effizienz des DIIN und gleichzeitig eine nachhaltige Erhöhung der Effektivität gegenüber den Kunden.
Zur Definition der Ziele führte vonGammCom Global eine Balanced Scorecard nach dem Muster von Kaplan & Norton bei der DIIN Top-Down ein. Hierbei wurden die Dienststelle, alle Abteilungen sowie alle Bereiche einbezogen. Die Balanced Scorecard als Zieldefinitions-Mittel kennt folgende Koordinaten: Finanz-Ziele, Kunden-Ziele, Interne Ziele sowie Innovations- und Lernziele.
Durch diese Balancierung der Ziele wird darauf geachtet, dass die Informatik sowohl die kantonalen Kosten– und Budgetziele einhält als auch die strategischen Entwicklungsziele des Kantons nachhaltig verfolgt. Insbesondere durch den stringenten Fokus auf den Kunden– in diesem Fall die einzelnen Departemente und anderen Leistungsempfänger — wird ein Umdenken in Richtung strategische Führung angestrebt.
Die Methodologie
Die vonGammCom Global Methodologie arbeitet dabei strategisch und zielgeführt und geht mit einer einfachen und in einigen Referenzfällen gut erprobten Wirkungskette durch die gesamte öffentliche Verwaltung und analysiert dabei sowohl typische Quick-Wins durch Verbesserung der Prozesse als auch grundlegende geschäftsgetriebene Umorganisationen.
Im Vordergrund steht jedoch das klare Setzen von Organisationszielen und die Ausrichtung der Organisation an diese Ziele.
Die folgenden fünf Schritte werden dabei durchgeführt:
- Bewertung der aktuellen Situation
- Herausarbeiten von Quick-Wins
- Setzen neuer langfristiger Ziele mittels einer Balanced Scorecard
- Durchdeklinieren und Implementieren von Zielvorgaben über die gesamte öffentliche Verwaltung – von oben nach unten
- Kontrollieren und Korrigieren der Zielvorgaben, langfristige Programmbegleitung.
Durch diese Methodologie können Effektivitätsgewinne erzielt werden und gleichzeitig die Arbeitsqualität der Dienststellenmitarbeiter deutlich verbessert werden.